איך מוסיפים קישור זימון תורים לאתר, לאינסטגרם ולוואטסאפ בלי לדעת תכנות?

איך מוסיפים קישור זימון תורים בלי לכתוב קוד?

מוסיפים קישור זימון תורים באמצעות כלי העריכה שכבר קיימים באתר וברשתות החברתיות: מעתיקים כתובת, מדביקים בשדה המתאים ושומרים. אותו קישור יכול להופיע באתר, באינסטגרם ובוואטסאפ ולהוביל לאותו עמוד הזמנה. אין צורך לבנות טופס או לנהל יומן נפרד לפניות מכל ערוץ.

כאן כדאי לעשות סדר במילה ״הטמעה״. הוספת קישור פירושה שלחיצה מעבירה לעמוד ההזמנה; הטמעה פנימית מציגה את רכיב ההזמנה בתוך האתר. המדריך הזה עוסק באפשרות הראשונה, שאפשר בדרך כלל לבצע לבד, כל עוד יש הרשאת עריכה. אם מישהו אחר מתחזק את האתר, הבקשה פשוטה: להוסיף כפתור עם כתובת יעד, לא לפתח חיבור חדש.

ב-Li-Tor מקבלים קישור אישי לעמוד שבו בוחרים שירות, תאריך ושעה. יש להעתיק את הכתובת המלאה שהמערכת מספקת, ולא רק את שם העסק או את הסיומת שלה. לאחר השליחה, הבקשה ממתינה לאישור העסק. לכן כפתור כמו ״לבדיקת זמינות ובקשת תור״ מדויק יותר מהבטחה כגון ״התור שלכם נקבע בלחיצה״.

למשל, במספרה אפשר להציב את אותו קישור בעמוד התספורות, בפרופיל אינסטגרם ובתשובה לשאלה ״יש מקום ביום חמישי?״. הלקוחות מגיעים מאפיקים שונים, אבל בודקים זמינות באותו מקום. עדיין צריך לטפל בבקשות ולאשר אותן; הקישור חוסך בעיקר את החלפת ההודעות על ימים ושעות.

• 1. מגדירים את השירותים ואת שעות הפעילות בעמוד ההזמנה.
• 2. מעתיקים את הקישור המלא ושומרים אותו במקום נגיש למי שמטפלים בפניות.
• 3. מוסיפים אותו לאתר, לאינסטגרם ולנוסחי ההודעות בוואטסאפ.
• 4. פותחים כל אחד מהקישורים מהטלפון ומבצעים בדיקת הזמנה.

מה צריך להכין לפני שמפיצים את הקישור?

לפני הפרסום צריך לוודא שאפשר להבין מה מזמינים, אילו שעות זמינות ומה קורה אחרי שליחת הבקשה. אם עמוד ההזמנה מחייב שיחת הסבר לכל בחירה, הקישור לבדו לא יקצר את התיאום.

התחילו בשמות השירותים. שם פנימי כמו ״טיפול המשך ב׳״ אולי ברור לצוות, אבל לא בהכרח למי שמגיעים בפעם הראשונה. שמות כמו ״עיסוי של 60 דקות״ או ״פגישת היכרות״, כדוגמאות בלבד, מסבירים טוב יותר מה בוחרים. כשיש שני שירותים דומים, צריך להבהיר את ההבדל במידע שמוצג ללקוחות, בלי להפוך את העמוד למחירון מסובך.

אחר כך עוברים על הזמינות בפועל. ב-Li-Tor אפשר להגדיר חלונות זמן פתוחים וסגירות זמניות. בדקו גם דברים שלא תמיד נחשבים אצלכם ל״תור״: נסיעה בין מקומות עבודה, הפסקה קבועה או סידור שכבר נקבע. לדוגמה, אם ביום שלישי העבודה מתחילה ב-10:00 בגלל התחייבות קבועה, אין טעם להציג זמינות מ-09:00 ואז לדחות בקשות.

אם משתמשים ב-Google Calendar, Li-Tor תומכת בסנכרון דו-כיווני ובחיבור כמה יומנים שחוסמים זמינות. אחרי החיבור פתחו את עמוד ההזמנה ובדקו שהשעות המוצגות תואמות את מה שתכננתם. עצם החיבור אינו תחליף לבדיקה.

יש גם כמה פרטים שעדיף להסביר מראש: התהליך כולל אימות מספר טלפון באמצעות קוד בוואטסאפ, והבקשה טעונה אישור של העסק. ביטול עצמי ב-Li-Tor מתאפשר עד 24 שעות לפני התור. המערכת אינה גובה תשלומים או מקדמות, כך שכל הסדר תשלום של העסק צריך להיות מוסבר בנפרד.

• כדאי לבדוק אם שמות השירותים בקישור זימון התורים ברורים גם למי שהגיעו אליו מהאינסטגרם ולא מכירים את העסק.
• השוו את הזמינות לשבוע הקרוב, כולל חופשות והתחייבויות מחוץ לעסק.
• הכינו משפט קבוע: ״לאחר בחירת המועד ושליחת הבקשה, יש להמתין לאישור העסק״.
• הפרידו בין אפשרות הביטול העצמי במערכת לבין מדיניות התשלום והביטולים של העסק.

להרחבה בנושא, כדאי לקרוא גם על מערכת ניהול תורים, אפליקציה לקביעת תורים, קישור ביו אינסטגרם ועל סנכרון יומן גוגל.

איך מוסיפים את הקישור לאתר קיים?

ברוב עורכי האתרים מוסיפים כפתור, מדביקים את קישור ההזמנה בשדה הכתובת ומפרסמים את השינוי. שמות התפריטים משתנים בין מערכות, אבל אין צורך לכתוב קוד כדי ליצור הפניה רגילה לעמוד חיצוני.

בחרו מיקום שבו יש סיבה לבקש תור. בעמוד הבית זה יכול להיות ליד ההסבר על העסק; בעמוד שירות, אחרי המידע שעוזר להחליט אם השירות מתאים. עמוד יצירת הקשר הוא מקום נוסף שכדאי לבדוק. אין צורך להציב כפתור אחרי כל פסקה, במיוחד כשעוד לא ברור למבקרים מה אתם מציעים.

הטקסט שעל הכפתור צריך לתאר את הצעד הבא. ״לבדיקת זמינות ובקשת תור״ אומר יותר מ״לחצו כאן״. מתחת לכפתור אפשר להוסיף: ״בוחרים שירות ומועד, והבקשה נשלחת לאישור שלנו״. אם הכפתור בעמוד של שירות מסוים מוביל לעמוד הזמנה כללי, אל תכתבו כאילו השירות כבר נבחר.

נניח, לדוגמה, שלקליניקה יש עמוד נפרד לעיסוי ספורטאים. אם הקישור מוביל לרשימת כל השירותים, אפשר לכתוב לידו: ״בעמוד ההזמנה בחרו עיסוי ספורטאים כדי לראות מועדים זמינים״. זו שורה קטנה שיכולה למנוע בחירה לא מתאימה.

לאחר הפרסום בדקו את האתר הציבורי, ולא רק את התצוגה בעורך. בטלפון הכפתור עלול להופיע נמוך מדי, להיחתך או להיות מוסתר על ידי רכיב אחר. בדקו גם במחשב, וודאו שהלחיצה מובילה לעמוד העסק הנכון. פתיחה בחלון חדש אינה חובה; העיקר שהמעבר יהיה ברור.

• 1. נכנסים לעורך האתר ובוחרים את העמוד הרצוי.
• 2. מוסיפים כפתור או עורכים כפתור קיים.
• 3. מזינים נוסח ברור ומדביקים את הכתובת המלאה בשדה הקישור.
• 4. שומרים ומפרסמים את השינוי.
• 5. בודקים את הכפתור בעמוד הציבורי מהטלפון ומהמחשב.

איפה שמים את הקישור באינסטגרם?

את קישור ההזמנה מוסיפים באזור הקישורים של פרופיל אינסטגרם, דרך עריכת הפרופיל. בתיאור הפרופיל אפשר להפנות אליו במשפט קצר, אבל כתובת שמודבקת בטקסט הביו אינה תחליף לשדה הקישור הייעודי.

שמות האפשרויות באפליקציה עשויים להשתנות לפי הגרסה והחשבון. חפשו את האפשרות להוספת קישור, הדביקו את הכתובת ותנו לה שם שקל לזהות, למשל ״זמינות ובקשת תור״. אחר כך חזרו לתצוגת הפרופיל ובדקו שאפשר להגיע לעמוד ההזמנה בלי להעתיק כתובת ידנית.

כשיש בפרופיל כמה קישורים, השאלה היא מה לקוחות מחפשים בו בדרך כלל. אם רוב הפניות הן על תורים, כדאי שקישור התורים יהיה קל למצוא. עמוד ביניים עם מחירון, מאמרים וקישורים נוספים יכול להיות שימושי, אבל הוא מוסיף עוד בחירה בדרך להזמנה. הפניה ישירה מתאימה כשאין צורך בשלב הזה.

בסטורי אפשר להשתמש במדבקת קישור, אם היא זמינה בחשבון. צרפו משפט שמסביר מה עושים אחרי הלחיצה, כמו ״לבחירת שירות ומועד ושליחת בקשה לאישור״. בפוסטים וברילס עדיף להפנות לקישור שבפרופיל ולא להסתמך על כתובת בתיאור הפוסט כקישור לחיץ.

פרסום על שעה פנויה דורש קצת תחזוקה. לדוגמה, סטורי שמודיע על מקום ביום חמישי ב-17:00 עלול להישאר באוויר גם אחרי שהמקום נתפס. בדקו את הזמינות לפני הפרסום ועדכנו כשצריך. אפשר גם לנסח בלי התחייבות לשעה מסוימת: ״לבדיקת המועדים הפנויים השבוע, הקישור כאן״.

• לביו: ״לשירותים, לזמינות ולבקשת תור, היכנסו לקישור בפרופיל״.
• לסטורי: ״מחפשים מועד מתאים? בדקו זמינות ושלחו בקשת תור בקישור״.
• להודעה פרטית: ״כאן אפשר לבחור שירות ושעה. הבקשה תישלח לאישור שלנו: [הקישור האישי]״.
• לאחר העדכון: פתחו את הקישור מתוך אינסטגרם ובדקו את עמוד ההזמנה בדפדפן של האפליקציה.

איך שולחים את הקישור בוואטסאפ בלי להישמע כמו מענה אוטומטי?

שולחים את הקישור עם תשובה קצרה שמתייחסת לפנייה ומסבירה את הצעד הבא. כתובת בודדת עלולה להיראות כמו ניפנוף; משפט אחד לפניה נותן הקשר וחוסך שאלות.

לפנייה כמו ״אפשר לקבוע לשבוע הבא?״ אפשר לענות: ״בשמחה. בקישור אפשר לראות מועדים זמינים, לבחור שירות ושעה ולשלוח בקשת תור. הבקשה ממתינה לאישור שלנו: [הקישור האישי]״. כך אין צורך להקליד שלוש שעות אפשריות, להמתין לתשובה ולגלות שבינתיים אחת מהן כבר אינה זמינה.

ב-WhatsApp Business אפשר לשמור את הנוסח כתשובה מהירה, או לשלב קישור בהודעת פתיחה ובהודעת היעדרות, בהתאם לאפשרויות בחשבון. אלה כלים של וואטסאפ, לא יכולות שצריך לייחס ל-Li-Tor. בדקו את ההודעה שנשלחת בפועל: שהכתובת לחיצה, שאין בה טקסט ישן ושהיא לא מבטיחה אישור מיידי כשאין מי שיטפל בבקשה.

לא כל פנייה היא בקשה לתאם שעה. אם שואלים איזה שירות מתאים, מה ההבדל בין שני טיפולים או האם צריך להכין משהו לפגישה, תנו קודם תשובה. הקישור נועד לקצר את התיאום הטכני, לא להחליף הסבר מקצועי. אחרי הבירור אפשר לכתוב: ״לפי מה שתיארתם, כדאי לבחור בשירות הזה. בקישור תוכלו לראות את המועדים הזמינים״.

השאירו גם אפשרות לקבל עזרה. מי שלא מקבלים את קוד האימות או לא בטוחים מה לבחור צריכים מענה, לא שליחה חוזרת של אותה הודעה. משפט כמו ״אם נתקעים בבחירה או בשליחת הבקשה, כתבו לנו באיזה שלב״ עוזר להבין מה צריך לפתור.

• הודעת היעדרות: ״כרגע אין מענה. אפשר לבדוק זמינות ולשלוח בקשת תור כאן: [הקישור האישי]. הבקשה תמתין לאישור שלנו״.
• מענה לפנייה חוזרת על שעות: ״למועדים המעודכנים אפשר לפתוח שוב את קישור התורים: [הקישור האישי]״.
• מענה אחרי בירור השירות: ״בעמוד ההזמנה בחרו ב[שם השירות], ואז תוכלו לראות מועדים פנויים. לאחר השליחה נבדוק את הבקשה״.

איך בודקים שההזמנה עובדת ושהקישור באמת חוסך זמן?

בודקים את כל המסלול, מהכפתור או ההודעה ועד הופעת בקשת התור, ואז משווים את זמן התיאום לפני הפרסום ואחריו. בדיקה של הכתובת בלבד לא תגלה אם הלקוחות מתקשים לבחור שירות או להבין האם התור כבר אושר.

התחילו מכל אחת מנקודות הכניסה: האתר, פרופיל אינסטגרם והודעת וואטסאפ. ודאו שהקישור מוביל לעסק הנכון, שהשירותים ברורים ושהמועדים מתאימים לזמינות שהגדרתם. כדאי לבדוק בדפדפן רגיל וגם בדפדפן שנפתח בתוך אפליקציה. אם משהו משתבש, רשמו באיזה מסך ובאיזה מכשיר זה קרה.

בצעו בקשת ניסיון בזמן שלא יפריע לעבודה. ב-Li-Tor בדקו שקוד האימות מגיע בוואטסאפ, שהבקשה מופיעה בהמתנה ושההודעות מסבירות נכון את הסטטוס שלה. הודעה על קבלת הבקשה אינה אישור של התור. בסיום טפלו בבקשת הניסיון ובדקו שלא נשארה ביומן הזמנה שלא התכוונתם לקיים.

אפשר לבקש מאדם שלא מכיר את המערכת לנסות להזמין בלי הדרכה. אם צריך להסביר איפה ללחוץ או איזה שירות לבחור, יש לכם נקודה ברורה לשיפור. לפעמים די בשם שירות מדויק יותר או בשורה ליד הכפתור.

כדי להעריך חיסכון בזמן, מדדו תקופות דומות בהיקף העבודה. כללו גם את הזמן שמושקע באישור בקשות ובמענה לשאלות, ולא רק את ההודעות שנחסכו. לדוגמה בלבד: אם התיאום הידני ארך 90 דקות בשבוע, ולאחר הפצת הקישור התיאום ואישור הבקשות יחד אורכים 50 דקות, התפנו 40 דקות. זו הערכת זמן, לא הוכחה שנוספה הכנסה.

אם רוצים לתת לזמן הזה ערך כספי משוער, מכפילים את מספר הדקות שנחסכו בשווי שעת עבודה ומחלקים ב-60. לצורך השוואה שימושית, אל תשוו שבוע רגוע לשבוע שלפני חג. גם שינוי במספר הפניות יכול להשפיע על התוצאה.

• ספרו כמה פניות עדיין מצריכות התכתבות על יום ושעה.
• רשמו שאלות שחוזרות על עצמן, במיוחד על בחירת שירות ועל אישור התור.
• בדקו גם בקשות שנשלחו לא נכון וזמן שהוקדש לתיקון שלהן.
• כדי להבין מאיזה ערוץ הגיעו הפניות, אפשר לשאול ולתעד ידנית; אין צורך להניח שקיים מעקב מובנה.

מה Li-Tor מנהלת אחרי שליחת בקשת התור?

Li-Tor מרכזת את בקשות התורים בממשק ניהול בעברית, שבו העסק מטפל בבקשות שממתינות לאישור. הקישור הוא הדרך להגיע להזמנה; ניהול הבקשות והזמינות הוא העבודה שנמשכת אחריה.

המערכת כוללת הודעות וואטסאפ אוטומטיות על קבלת ההזמנה, אישור וביטול, וכן תזכורות לפני התור. יש בה גם תזכורות להזמנה חוזרת ותבניות הודעות שאפשר לערוך. כשמתאימים את הנוסח לשפה של העסק, כדאי לשמור על הבחנה מפורשת בין ״קיבלנו את הבקשה״ לבין ״התור אושר״. אלה שתי הודעות שונות מבחינת הלקוחות.

כאשר מתפנה מקום, רשימת ההמתנה החכמה שולחת הודעת וואטסאפ אוטומטית ללקוחות שממתינים. כך אפשר ליידע על האפשרות בלי לפנות לכל אחד ידנית, אך אין בכך הבטחה שהמקום יתמלא. חלונות הזמן, הסגירות הזמניות והסנכרון עם Google Calendar נועדו לעזור להציג זמינות שמתאימה להתחייבויות העסק.

קישור זימון התורים הוא הצד שפוגשים הלקוחות; לניהול העסק זמינים ב-Li-Tor גם היסטוריית לקוחות, מחירים אישיים ללקוחות, דוחות הכנסה, תזכורות לבעלי העסק על ימי הולדת וסיכום יומי. חשוב להבחין בין הדוחות לבין סליקה: המערכת אינה גובה תשלומים או מקדמות.

אפשר לעבוד בנייד ובמחשב ולהתקין אפליקציה במסך הבית עם שם העסק וצבעיו, מתוך שמונה פלטות צבעים. מוצעים ניסיון חינם של 30 יום, הקמה בעלות 0 ש״ח ומעבר ללא עלות ממערכת קודמת. לצורך התחלה לא צריך להפעיל כל כלי: אפשר לבדוק קודם שהשירותים מוגדרים היטב, שהזמינות נכונה ושיש שגרה לטיפול בבקשות.

מה עושים ביום הפרסום ובשבוע הראשון?

ביום הפרסום בודקים שכל הערוצים מפנים לקישור הנכון ומציגים את אותם תנאים; בשבוע הראשון מתקנים קשיים שעולים משימוש אמיתי. עדיף מסלול הזמנה אחד שעובד היטב על פני כמה קישורים שלא נבדקו.

לאחר עדכון האתר, אינסטגרם ווואטסאפ, חפשו כתובות ישנות וניסוחים סותרים. אם באתר כתוב ״התור נקבע מיד״ ובהודעת וואטסאפ כתוב שנדרש אישור, צריך לתקן. ההסבר צריך להיות עקבו גם אם הניסוח בכל ערוץ קצת שונה.

שאלות חוזרות מראות מה לא ברור. אם שואלים שוב ושוב ״אז להגיע מחר?״, כנראה שההבדל בין בקשה לאישור אינו בולט מספיק. אם בוחרים שירות לא מתאים, בדקו את השם שלו ואת ההסבר עליו. כשלא מוצאים את הקישור בפרופיל, שנו את המיקום או הכותרת לפני שמוסיפים עוד טקסט.

קבעו גם מתי מטפלים בבקשות שממתינות לאישור. האפשרות לשלוח בקשה בשעה מאוחרת אינה אומרת שהעסק מתחייב לענות באותה שעה. אם אתם מציינים זמן מענה בהודעה, בחרו זמן שאפשר לעמוד בו בשגרת העבודה, גם בימים עמוסים.

בהמשך כדאי לבדוק שוב את הקישור אחרי חופשה, שינוי בשעות הפעילות או עדכון באתר. אין צורך בבדיקה ארוכה בכל פעם: פותחים, בודקים כמה מועדים ומוודאים שההסבר על האישור עדיין מופיע. כך אפשר לזהות פערים לפני שהם הופכים לסבב הודעות ותיקונים מול לקוחות.

• ביום הפרסום: בדיקת הקישורים והנוסחים באתר, באינסטגרם ובוואטסאפ.
• במהלך השבוע הראשון: רישום שאלות, בחירות שגויות ובקשות שדורשות תיקון.
• בסוף השבוע: שיפור נקודתי של שמות השירותים, ההסברים או מיקום הקישור.
• לאחר שינוי בשעות או באתר: בדיקה חוזרת של הזמינות ושל מסלול ההזמנה.